在最近的大调研中，徐汇公证处关注到群众对公证服务最大的不满为以下两个问题：
问题1：接待窗口办证排队时间长
办证人
你好！请问这都是办证的人吗？这要排到什么时候啊？
徐汇公证处
是的。当前，办证人数较多，队伍较长，请您按序排队耐心等待
问题2：出证周期长
办证人
你好，我可以取证了吗？
徐汇公证处
您好，您的证件还在程序办理中，请过些时候再来拿取。
原因分析
原因一：为确保公证质量，徐汇公证处在公证办理过程中，落实交叉询问、分别谈话、联网查询，引进公证idc身份核验软件，对公证申请人身份进行实质性审查，并对办证过程录音录像，程序的增加，在一定程度上拉长了公证员的单案受理时间。
原因二：公证员要独自完成咨询、受理、身份核验、录音录像及后续拟稿、刻盘、送审、出证等整个流程，接待越多，公证员的工作量就越大，也影响和制约了办证效率。
原因三：随着办理程序细化、耗时较长，个别公证人员对窗口接待的心理负担加重，对于疑难案件、复杂案件的受理热情不高。
举措
徐汇区司法局公证工作调研组了解到这些问题后，通过专题会、座谈会、当事人问卷调查及回访等形式，广泛征求意见建议，与徐汇公证处一起，研究改进提高窗口接待服务效能的举措：
一是在接待大厅增设咨询引导台，对前来办证的当事人提供办证流程介绍、材料初核等预分流接待，尽量提高受理速度。同时也避免因材料不齐或不符合、不需要办理的申请人，在公证处无效的等待。
二是在规范完善办理流程和服务公证员办证保障上，以编撰下发《业务指引》(已完成10期)的形式，将办证相关规定、疑难复杂问题进行明确，使公证员有规可依、有章可循，加快办证进度；定期召开审批人员会议，根据不同公证业务类型，统一审批标准，加快审批进度；推进公证参与司法辅助调查，加强调查力量，合理调整调查人员及区域，加快调查进度。
三是研究成立窗口接待专业团队，落实人员、制度、设施保障，规范窗口接待流程，提升窗口服务效能，让专业化的团队为当事人提供更好的服务。
四是组织开展专题化业务培训，根据窗口服务各类业务需要，2018年安排了8期具有针对性的业务讲座，截至3月7日已经完成第5期培训，进一步提升公证人员专业素养和窗口的业务办理能力。
五是积极走访相关部门，加强沟通交流，汇报在信息查询、核实方面存在的困难，了解提供信息便捷查询通道的可行性，争取通过信息共享提高办证信息核实效率。
六是改进工作作风，加强教育、监督和自律，提升窗口服务态度，尽量满足当事人合理合法的办证需求。同时优化接待环境，在大厅提供自助茶水角，供当事人办证等待时使用。
七是在大厅增设无线应急打印机，针对实际受理中当事人有时忘记携带证明材料，可以应急打印忘记携带但手机内存储有或远程发送的证明材料及图片，减少当事人往返多跑回去打印或辗转各处委托打印。
八是响应无现金便捷支付趋势，增加公证费支付宝支付，与东方翻译公证协调增加公证翻译费支付宝、微信支付，满足当事人多渠道付款要求或付款现金不足的应急需求。
九是大力推进“最多跑一次”试点工作，落实代办登记、代为调查、快递送证等便民利民措施，减少当事人不熟悉办理流程到处奔波之苦。
十是继续落实双休日窗口接待制度，缓解工作日的排队矛盾及部分群众工作日不能办证的需求。