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若香港公司的秘书属于个人的，需要常居住在香港，若是属于法人团体的，则必须设有注册办事处或者是营业地点。
一、香港公司法定秘书的工作
1、办理股份转让的证明
2、向处长呈送必要的报告
3、向有关人士发出通知
4、签署某些公司档：如法定宣告书、资产负债表复本等
5、保存公司的各种名册、登记册
6、参加公司会议并做记录
7、处理公司往来函件。
二、香港公司法定秘书的任职资格
香港公司法定秘书可以是一个自然人或一个法人团体。若为个人，该人必须经常居住于香港；若为法人团体，该法人团体必须在香港有注册地址或营业地点。上市公司对秘书的要求较为严格。上市公司的秘书必须是个人而非法人团体，而且该人必须是英国特许秘书及行政人员公会香港分会会员、律师、大律师或专业会计师，而且必须得到联合交易所认可其在学术及专业资格方面足以履行其职责。 根据法例，公司秘书一职可由董事兼任，即具有双重身分。当一份档应由董事和秘书联合签署时，具有董事和秘书双重身分的人士只能以秘书的身分签署。
三、香港公司法定秘书的职责
香港公司法定秘书的责任取决于其与公司的安排。一般来说，秘书应确保公司的运作符合公司条例的要求。香港公司秘书通常有以下几项责任:
1、参加股东大会和董事会，编写会议记录
2、在董事会的指示下，发通知给有权出席股东大会和董事会的所有人员
3、秘书有时应加签档和盖章 　
4、处理股权转让事宜 　
5、保存会议记录、股东名册、董事和秘书名册、抵押名册 　
6、按规定向公司注册处提交有关文件， 例如年度报表，更改董事或股东的通知等。

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罗锦荣
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